SUCCES to określenie reguł, które organizacja IBCS (International Business Communication Standard) wypracowała przez ostatnie kilka lat. Język oznaczeń w biznesie znajduje coraz większą rzeszę sympatyków, która wykorzystuje je w codziennej pracy podczas tworzenia raportów, kokpitów menadżerskich. Skrót SUCCESS tworzą zasady standardu IBCS, które są częścią trzech filarów tj. koncepcyjnej, strukturalnej i percepcyjnej:
SAY dostarcz komunikat
UNIFY ustandaryzuj oznaczenia
CONDENSE zwiększ zagęszczenie informacji
CHECK wizualna integralność
EXPRESS dobierz właściwą wizualizację
SIMPLYFIY unikaj bałaganu
STRUCTURE organizuj zawartość
Stosowanie powyższych wytycznych sprawia, że twórcy jak i odbiorcy raportów dostrzegają nową jakość podczas ich tworzenia oraz lepszego rozumienia. W rzeczywistości następuje redukcja kosztów, skraca się czas reakcji np. dostarczenia nowych raportów natomiast kierownictwo szybciej podejmuje decyzje.
SAP również zauważył, że standardy IBCS usprawniają pracę w obszarze FP&A ( i nie tylko) dlatego zaimplementował mechanizmy umożliwiające projektowanie raportów zgodnie z tymi regułami w narzędziu SAP Analytics Cloud otrzymując tym samym certyfikat. Założenia IBCS w SAC są uzupełnieniem unikatowego połączenia funkcjonalności z obszarów BI, planowania, predykcji wspieranych przez technologię uczenia maszynowego. Wszystko to na jednej platformie.
Co to oznacza?
Dosłownie ujmując jest to nowe doświadczenie w procesie podejmowania decyzji. Nie ma potrzeby przełączania się do innych narzędzi np. planistycznych, BI, statystycznych oraz ich integracji. Wszystko jest dostępne z jednego miejsca tj. przeglądarki internetowej.
Wróćmy do IBCS bo o tym mowa w artykule 😉
IBCS to również wzorce stylów czyli dopasowania legend, wymiarowania wielkości czcionki, określenia formatu liczb, zdefiniowania kolorów i deseni, użycia linii i obramowań itd.
Jak to wygląda w praktyce?
Wyobraźmy sobie prosty przypadek, chcemy pokazać raport z obszaru FP&A dotyczący dochodu netto w roku 2020. Wytyczne dotyczące raportu:
- Raport w formie tabelarycznej
- Tytuł
- Boczek w układzie hierarchicznym pokazujący pozycje finansowe.
- Kolumny: wartość aktualna, wartość roku poprzedniego, plan, odchylenia bezwzględne i procentowe
Ten sam raport wykonany w SAP Analytics Cloud wykorzystując koncepcję IBCS:
Wybrane cechy wyróżniające podejście IBCS widoczne w raporcie to
- Tytuł opisujący zawartość raportu
Ten element raportu składa się z trzech linii:- Pierwszy wiersz dotyczy raportującej jednostki
- Linia druga to miernik
- Czas, scenariusze, odchylenia
- Scenariusze
W moim przypadku jest to wartość roku poprzedniego (PY), wartość planowana (PL) oraz wartość aktualna (AC). Scenariusze rozróżniane za pomocą koloru- PY – jasno szary
- PL – ciemno szare obramowanie
- AC – ciemno szary
- Odchylenia wartości absolutne oraz procentowe roku poprzedniego i wartości planowanych (∆PY, ∆PY%, ∆PL, ∆PL%).
Warto zwrócić uwagę, że odchylenia pokazane są w formie osadzonego wykresu. Do wyboru w zależności od typu wyświetlanych wartości są:- Wykres szpilkowe przedstawia odchylenia procentowe
- Wykres słupkowe przedstawia odchylenia bezwzględne
Wizualizacja za pomocą osadzonego wykresu znacznie przyspiesza zrozumienie zawartości raportu poprzez zwrócenie uwagi na prezentowane zagadnienie. Kolor odchyleń to czerwony i zielony. Przy okazji warto zwrócić uwagę na strukturę wierszy, która wyświetlana jest w formie hierarchicznej. Układ hierarchiczny pokazuje strukturę pozycji finansowych, których węzły tworzą automatyczne podsumowania. Każdy poziom w strukturze hirerarchicznej jest odpowiednio sformatowany tj. pogrubiony, podkreślony (linie kropkowane, pogrubione), odległości między kolumnami. Tu nie ma przypadku. Wszystko zgodne z IBCS.
Formatowanie całości dostępne jest w postaci gotowego stylu i jest dynamiczne. Użytkownik nie musi przeklikiwać się przez strukturę wierszy i formatować wybrane węzły. SAC robi to za niego.
Warto podkreślić, że
- raport może być w pełni dynamiczny tj. możemy wykorzystać filtry zarówno do pokazania wybranych pozycji boczku, wybrać interesujący nas okres, miarę lub domyślnie zdefiniować filtry tak aby każdorazowo odświeżyć raport z wcześniej ustalonymi parametrami
- wybrane wartości filtrujące można dynamicznie pokazywać w tytule dla każdej z linii
W zależności od sytuacji aby podkreślić przekazaną informację dodaje się nad tytułem komunikat. Natomiast w samym raporcie dodaj się adnotacje. Taki raport jest gotowy do wydrukowania.
Standardy IBCS nie dotycząc tylko raportów, dashboardów. Ciekawym tematem są formatki planistyczne. Przykład poniżej:
Od strony technicznej podziała na wartości aktualne (ciemno szara linia w nagłówku) i w tym przypadku forecast (diagonalne wypełnienie nagłówka kolumn) plus formatowanie tabeli (linie, podsumowania itd) rozpoznawane są przez SAC automatycznie, zgonie z IBCS. Całość wygląda jak raport jednak cześć związana z forecastem jest gotowa do wprowadzania danych (ręczenie lub wypełniania za pomocą np. dystrybucji i/lub mechanizmów predykcyjnych na podstawie wartości historycznych).
Źródła:
1. https://www.ibcs.com
2. Standardy IBCS (pdf.)
3. „Solid Outlined Hatched” Hichert Faisst
